	Decreto N. 7980
	DE 26 DE ABRIL DE 2024

	"“Estabelece diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos administrativos no âmbito do Município da Estância Balneária de Praia Grande e regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei Federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, no art. 2º-A da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e no art. 14 da Lei Municipal nº 2.155 de 24 de maio de 2023.”"

A Prefeita da Estância Balneária de Praia Grande, no uso das atribuições que lhe são conferidas por Lei, nos termos do artigo 69 Inciso XXV, da lei 681 de 6 de abril de 1990,

DECRETA

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - Ficam instituídas as diretrizes e normas aplicáveis para a digitalização de documentos públicos no âmbito da Administração Municipal.

Art. 2º - Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

I. Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para código digital;
II. Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemas informatizados, podendo ser nato-digital ou digitalizado;
III. Documento digitalizado: representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
IV. Documento nato-digital: documento virtual produzido a partir de sistemas informatizados, não existindo, portanto, documentação física correspondente;
V. Indexação: método pelo qual documentos ou seu conteúdo são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação;
VI. Metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
VII. Documento público: documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
VIII. Integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada;
IX. Autenticidade: Qualidade ou característica inerente ao documento arquivístico que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de que se encontra livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção ao longo de todo o seu ciclo de vida;
X. Representante Digital: a cópia digital de um documento originalmente físico, que foi submetido ao processo de digitalização. O representante digital é uma representação fiel do documento físico, incluindo sua aparência, conteúdo e metadados associados;
XI. Sistema de Processo Digital: software de processo administrativo eletrônico desenvolvido pelo Município;
XII. ePG-Docs: software de gestão arquivística desenvolvido pelo Município;

Art. 3º - A digitalização observará a existência de políticas de gestão documental e de preservação digital aprovadas pela Administração Municipal, incidindo sobre documentos textuais, cartográficos e iconográficos, avulsos ou integrantes de processos administrativos.

Seção I
Das Diretrizes

Art. 4º - Constituem diretrizes da digitalização de documentos e processos administrativos do Poder Executivo Municipal:

I. O planejamento e a execução das atividades com observância das políticas de gestão documental do órgão;
II. A eficiência, a economicidade, a sustentabilidade e o uso adequado de recursos humanos e materiais;
III. A adoção de tecnologias e de padrões técnicos de digitalização com os objetivos de garantir a segurança, a preservação, a qualidade da imagem, a legibilidade e o uso do documento digitalizado;
IV. A preferência pelo uso de tecnologias de reconhecimento de caracteres, tais como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR);
V. A acessibilidade;
VI. A garantia de manutenção da integridade e da confiabilidade do documento digitalizado;
VII. A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
VIII. A garantia da confidencialidade e da proteção de dados pessoais constantes nos documentos quando aplicável;
IX. A preservação de documentos e da parte física de processos digitalizados com destinação de guarda permanente, que constituem Patrimônio cultural arquivístico do município;
X. A interoperabilidade entre sistemas informatizados;
XI. A garantia de preservação digital a longo prazo da documentação digitalizada;
XII. A ampliação e a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação.

Art. 5º - O documento arquivístico digitalizado será equiparado ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno mediante as seguintes condições:

I. Digitalização em conformidade com o disposto neste Decreto, no manual de digitalização de documentos do Município, bem como o disposto no Decreto Federal nº 10.278 de 18 de março de 2020;
II. Conferência com o original e assinatura eletrônica com certificação digital no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), por servidor do órgão para garantia da autoria da digitalização, de sua integridade e de seus metadados.

Art. 6º - Os processos e documentos digitalizados com finalidade de equiparação legal ao representante físico serão avaliados e classificados de acordo com a tabela de temporalidade e o plano de classificação de documentos adotados pelo Município, com observância do Decreto nº 6.670, de 17 de abril de 2019 e demais legislações arquivísticas em vigor.

Art. 7º - Os processos administrativos municipais que forem elencados para digitalização conterão em sua última folha termo de encerramento de processo físico, conforme modelo presente no manual de digitalização de documentos do Município, que contenha numeração do processo digital aberto visando a continuidade dos trâmites.

Parágrafo único. Após a digitalização do processo físico, todos os atos serão praticados exclusivamente no processo digital correspondente, sendo vedada a inclusão de novos documentos, atos, cotas, deliberações ou informações no processo original.

Seção II
Dos Procedimentos de Digitalização

Art. 8º - Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos físicos têm que assegurar:

I - A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos realizados nos documentos;
III - O emprego dos padrões técnicos de digitalização, conforme ANEXO I deste Decreto, visando a garantia da qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - A indexação de metadados mínimos obrigatórios, conforme ANEXO II deste Decreto, visando a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;
V - A confidencialidade (quando necessário) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 9º - O processo de digitalização será realizado pela Secretaria geradora e/ou gestora dos documentos físicos, ou por terceiros, cabendo à Administração Municipal a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.

Art. 10 - Os procedimentos de digitalização de documentos na Administração Municipal serão executados por equipe qualificada e capacitada, mediante a utilização de infraestrutura computacional, sistemas e equipamentos especializados.

§ 1º A Administração Municipal proverá capacitação aos usuários responsáveis pelos trabalhos de digitalização do acervo documental do Município.

§ 2º A realização de capacitação prevista no § 1º deste artigo, bem como, a posse de certificado digital no padrão ICP-Brasil para assinatura eletrônica, são requisitos obrigatórios para habilitação de cadastro no sistema ePG-Docs.

Art. 11 - Na hipótese de contratação de terceiros pelo Município, o instrumento contratual preverá:

I. A responsabilidade integral do contratado perante a Administração Pública Municipal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo;
II. Os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente;
III. Os requisitos técnicos previstos neste Decreto, no Manual de Digitalização Municipal, bem como no Decreto Federal nº 10.278 de 18 de março de 2020.

Art. 12 – Os documentos originais que apresentem danos que prejudiquem ou impeçam a legibilidade de suas representações digitais serão submetidos à análise pelo Arquivo Público Municipal para possível guarda, visando garantir a segurança jurídica, com observância dos prazos estipulados nas respectivas tabelas de temporalidade documental.

Art. 13 - Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

CAPÍTULO II
DA SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO

Art. 14 - A digitalização de documentos será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

Art. 15 – É vedada a eliminação de documentos públicos municipais de valor permanente, independente do suporte original.

Art. 16 - A eliminação de documentos públicos municipais, independente do suporte original, observará o Decreto nº 6.670, de 17 de abril de 2019, os critérios dispostos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Município, bem como deliberações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais - CPADPM e demais normativas arquivísticas em vigor.

Art. 17 – Após o processo de digitalização realizado, conforme requisitos e parâmetros estabelecidos neste Decreto, o documento físico será passível de descarte, segundo orientações da CPADPM, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Parágrafo único. A eliminação de documento digitalizado e sem valor histórico deve observar a temporalidade mínima de um ano, contado a partir do lançamento do representante digital e de seus metadados através do sistema ePG-Docs.

Art. 18 – Os documentos que cumpriram os prazos de guarda previstos nas tabelas de temporalidade e não detenham valor de guarda permanente serão submetidos aos procedimentos de eliminação, evitando-se a digitalização desnecessária.

Art. 19 - A eliminação de documentos digitais e não digitais que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos, será realizada mediante autorização excepcional do Arquivo Público Municipal, em sua esfera de competência.

CAPÍTULO III
DA DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE

Art. 20 - Os documentos originais de guarda permanente, previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que forem digitalizados são dotados de valor histórico, probatório e informativo, não podendo ser eliminados após a sua digitalização por servirem de prova, testemunho e fontes para a pesquisa, em conformidade ao disposto no art. 10 da Lei Federal nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, ao art. 2º A, § 1.º, da Lei Federal nº 12.682 de 9 de julho de 2012, bem como ao art. 9º do Decreto Federal nº 10.278 de 18 de março de 2020.

Art. 21 - Os documentos administrativos de guarda permanente, inalienáveis e imprescritíveis, constituem patrimônio arquivístico do poder público e podem ser digitalizados para possibilitar o amplo acesso, a difusão, a pesquisa e a salvaguarda dos originais físicos, observados os seguintes requisitos:

I. Os originais devem ser mantidos no suporte em que foram produzidos, adotando-se ações de conservação preventiva dos acervos custodiados pelo Município, com o escopo de garantir sua preservação;
II. Os documentos antigos e aqueles em frágil estado de conservação devem ser digitalizados mediante mesa digitalizadora ou dispositivo não automatizado, a fim de mitigar riscos e garantir a integridade do suporte original;
III. O preparo e manuseio da documentação original observará medidas de prevenção e corretivas de riscos, com higienização prévia à digitalização;
IV. A guarda dos documentos e processos administrativos digitalizados, considerados de valor permanente, observará normas previstas pela CPADPM.
V. Os originais devem ser gerenciados de forma correlacionada com os representantes digitais, por via dos metadados de gestão arquivística, previstos no ANEXO II deste Decreto;
VI. Devem ser adotadas medidas que permitam a identificação do documento e o controle no momento de seu recolhimento para fins de preservação digital permanente;
VII. A documentação permanente digitalizada deve ser incluída no sistema ePG-Docs, desenvolvido e projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e acesso em longo prazo.

CAPÍTULO IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

Art. 22 - A gestão de documentos públicos, independentemente do suporte, observa o disposto na Lei Federal nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991.

Art. 23 - Os documentos digitalizados estão sujeitos ao regramento de gestão documental aplicável aos documentos nato-digitais.

Art. 24 - O documento digitalizado deve ser inserido no sistema ePG-Docs, permitindo sua manutenção desde a captura, pelo tempo necessário, de forma a garantir a integridade, a autenticidade, a confidencialidade, a disponibilidade e a preservação, observados os seguintes requisitos:

I. O armazenamento com garantia de proteção contra alteração, destruição, acesso e reprodução não autorizados;
II. A indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;
III. A garantia de integração e interoperabilidade com outros sistemas;
IV. A adoção de regras e procedimentos de tratamento de informações e controle de acesso em razão de restrição e sigilo.

Parágrafo único. A indexação de metadados no sistema e a assinatura eletrônica para autenticação do documento digitalizado visando equiparação ao representante físico serão realizadas apenas por funcionários habilitados, conforme Art. 10 deste Decreto.

CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 – O sistema ePG-Docs foi elaborado considerando os requisitos técnicos e funcionais necessários para garantir a eficiência, segurança e integridade dos documentos digitais e está disponível no endereço www2.praiagrande.sp.gov.br/epg-docs.

Art. 26 - A Administração Municipal orientará e padronizará os trabalhos de digitalização através de normativos e manuais próprios.

Art. 27 - Este decreto entrará em vigor na data da sua publicação.

Palácio São Francisco de Assis, Prefeitura da Estância Balneária de Praia Grande, aos 26 de abril de 2024, ano quinquagésimo oitavo da emancipação.

ENG. RAQUEL AUXILIADORA CHINI
PREFEITA

Gremacia Barbosa Pinheiro Salim
Secretária Municipal de Governo

Registrado e publicado na Secretaria de Administração, aos 26 de abril de 2024.

Ruy Ferraz Fontes
Secretário Municipal de Administração

Processo nº. 0984/2023

.:: Clique aqui e visualize o aquivo anexo ::.

N°	Tipo	Ementa
2221	Lei	Dispõe sobre os procedimentos eletrônicos para recebimento, produção, registro e tramitação de documentos no âmbito do Poder Executivo Municipal.